Feedback e o seu poder

Junho 14, 2024

Saber dar e receber feedback é algo tão normal como respirar. No entanto, é preciso perceber as melhores formas de o fazer. Caso contrário, pode-se tornar numa “pedra no sapato”.

Afinal todos gostamos de receber elogios, mas também é importante recebermos sugestões de melhoria para que efetivamente possamos perceber o que podemos melhorar em nós, no nosso trabalho ou até mesmo aprender.

Quando nos é feito com um objetivo, serve sobretudo para fazer com que as pessoas envolvidas possam evoluir, tanto quem dá como quem recebe. Seja feito, individualmente ou em equipa/grupo.

O feedback é uma ferramenta utilizada ao nível de gestão de equipa. No entanto, se pensarmos, quando pedidos a um cliente a sua opinião sobre os nossos serviços ou produtos, também estamos a utilizar esta ferramenta para melhor servir o cliente.

Ou seja, a verdade é que é usada em vários níveis e contextos. Sendo que pode dar bons resultados tanto com equipa, clientes, fornecedores, parceiros, entre outros.

Recordo-me que quando tinha reuniões de equipa com momentos destes, eu sentia que eram grandes oportunidades para aprender sobre mim própria. Sendo que hoje em dia, tenho estes momentos com os meus clientes e parceiros.

Qual é a importância do feedback?

Numa altura em que grande parte das empresas, têm as suas equipas a trabalharem em teletrabalho, o feedback constante pode aumentar a motivação e produtividade. No entanto, é preciso que sejam estabelecidas metas e desafios individuais para que as pessoas se sintam valorizadas e assim, sintam que estão a ser reconhecidas pela sua evolução.

Da mesma forma, serve para estimular as pessoas a darem o seu melhor e a serem proativas na procura de soluções para melhorar tanto a si próprias como o que fazem e o seu impacto. Ao mesmo tempo, que permite que tomem a consciência do que precisam de fazer para concretizarem os objetivos a que se propuseram atingir.

No entanto, não é necessário esperar por uma reunião ou marcar uma de propósito para que haja este momento, mas sim estar atento aos momentos certos para que isto aconteça. Deve ser um bom momento para todos, e não um momento que cause nervosismo e dores de cabeça.

Acima de tudo, são oportunidades de melhoria que podem proporcionar um melhor desempenho, tanto individual como de equipa. Por isso é necessária uma preparação desta reflexão sobre o que é necessário ser corrigido.

Um bom livro que retrata bem a importância e dá alguns exemplos de como usar esta ferramenta de uma forma natural é “O Gestor-Minuto” de Spencer Johnson e Ken Blanchard.

Quais devem ser as etapas de uma reunião de feedback?

Antes de tudo, criar o ambiente certo para esta reunião pode fazer toda a diferença. Inegavelmente, o estilo de liderança da pessoa tem um efeito tanto de fechar as pessoas a falarem ou de fazer com que as pessoas queiram falar porque não há problemas.

Só para exemplificar, recordo há uns anos, numa reunião de equipa em que estive presente e era integrante, quando dei o meu feedback à pessoa que estava hierarquicamente acima se mim, a pessoa contrapôs com “E tu fazes x que eu também não gosto.”. Ora o que isto gerou de consequências, foi que não tive mais vontade de lhe dar feedback, fosse bom ou a melhorar. Percebi que o outro estava mais preocupado em responder e apontar do que em aprender.

No entanto, isto deu-me um grande exemplo de como eu poderia melhorar a forma como eu recebia feedback. Acima de tudo, foi a partir dessa reunião, que comecei a preparar muito melhor e a dar mais importância aos que os outros sentiam nesses momentos.

Por isso adotei estas etapas:

Agradecer a presença do outro e referir quão é importante para ambos que haja uma comunicação assertiva
Apresentar quais os objetivos pelos quais estamos reunidos
Identificar os pontos fortes e qualidades da pessoa, dando exemplos concretos com situações diversas
Identificar os pontos a melhorar bem como exemplos de situações, resultados ou emoções que tenham gerado
Sugerir que a pessoa reflita e identifique por si própria, o porquê da melhoria e o que irá fazer para melhorar.
Há uma tendência para darmos sugestões do que o outro deve fazer, mas não o faça, é importante que este momento seja de consciencialização própria. Assim sendo, dê sugestões se o outro pedir e se for para reforçar algo que já tenha sido dito pelo outro.
Obter o compromisso da pessoa para a melhoria

Preparar e acompanhar

Partilho um modelo de Ficha de Feedback que podem usar para preparar a reunião e terem um histórico para poderem fazer o acompanhamentos dos compromissos gerados dessa reunião.

Sendo que este modelo pode ser usado para reunir individualmente com a equipa ou mesmo toda a equipa, clientes, parceiros, entre outros.

Inicialmente, é sugerido que identifique qual é o tipo de feedback, pois aqui é descrito o tipo de relação, de resultados, de acompanhamento, entre outros. Por exemplo, se usar este modelo para um parceiro, é importante que reflita sobre quais os resultados que seriam esperados da parceria e que isso seja um ponto de partida da reunião.

Para uma boa comunicação, descreva a situação ou situações que geraram a necessidade de se reunir, mostrando os aspetos positivos e os pontos de melhoria.

Por último, termine a reunião com compromissos e com formas de fazer o acompanhamento para que haja um sucesso de ambas as partes. Assim, terá a certeza que o feedback que deu ao outro, irá gerar bons resultados para ambos.